BAB IV

MANAJEMEN UMUM

Ø  PENGERTIAN MANAJEMEN

  • Perngertian dan fungsi manajemen

Berikut adalah definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Prof. Oei Liang Lee.

Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu :

1.      Perencanaan

2.      Pengorganisasian

3.      Pengarahan

4.      Pengkoordinasian

5.      Pengawasan

  • Jenjang Manajemen

Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai pling sedikit tiga jenjang manajemen, yaitu:

1.      Manajemen puncak atau eksekutif

Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama, atau chief executive officer (CEO), dan pimpinan lain. Manajemen puncak bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting.

2.      Manajemen Madya atau administratif

Manajemen ini meliputi pimpinan pabrik dan/atau manajer divisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam menyusun rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak

3.      Manajemen operasional

Manajemen ini merupakan jenjang terendah. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajemen operasional bertanggung jawab melakukan supervisikepada para karyawan yang mengejakan kegiatan harian.

Ø  LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

  • Gerakan Manajemen Ilmiah

Frederick W. Taylor (1856 – 1915), merupakan salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja pada tahun 1885. Beberapa tahun sebelum Taylor, Henry Fayol (1841 – 1915) telah menjadi manager di sebuah pertambangan batu bara di Perancis. Ia juga mempelajari manajemen. Fayol telah memutuskan bahwa manajemen itu melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah,pengkoordinasian, dan pengendalian.

Sejak pemunculan bukunya yang berjudul The Priciples of Scientific Management tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Dalam bukunya Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah, antara lain :

1.      Semua pekerjaan dapat diobervasi dan dianalisis untuk menemukan cara terbaik dalam menyelesaikannya.

2.      Orang yang tepat unutk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.

3.      Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan manggaji pemegang jabatan dengan dasar intensif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.

4.      Menempatkan manager dalam perencanaan, persiapan, dan pemeriksaan pekerjaan,

Ø  SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

1.      Sekolah Klasik (Classical School)

2.      Sekolah Perilaku (Bahavioral School)

3.      Sekolah Ilmu Manajemen (Management Scient School)

4.      Analisis Sistem

5.      Manajemen Hasil

Ø  PERENCANAAN

  • Bentuk-bentuk Perencanaan

a.       Tujuan (Objective) : Sasaran kegiatan dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b.      Kebijakan (Policy) : Pernyataan untuk menyalurkan pikiran terhadap tindakan.

c.       Strategi : Tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat

d.      Prosedur : Rangkaian tindakan untuk waktu mendatang

e.       Aturan (Rule) : Tindakan spesifik yang merupakan bagian dari prosedur.

f.       Program : Campuran antara kebijakan prosedur, aturan, dan pembagian tugas disertai suatu anggaran (budget).

  • Kegunaan Perencanaan

a.       Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang.

b.      Mengarahkan perhatian kepada tujuan.

c.       Meringankan biaya

d.      Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan.

  • Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan

a.       Menetapkan tujuan

b.      Menyusun anggaran-anggaran (Premising)

c.       Menentukan berbagai alternatif tindakan

d.      Mengadakan penilaian terhadap alternatif tindakan tersebut.

e.       Mengambil Keputusan

f.       Menyusun Rencana Pendukung.

  • Jangka Waktu Perencanaan

a.       Perencanaan jangka panjang

b.      Perencanaan jangka menengah

c.       Perencanaan jangka pendek

  • Faktor-faktor yang membatasi Perencanaan

a.       Sulitnya mencari anggaran secara teliti

b.      Perubahan yang sangat cepat

c.       Kekakuan Internal :

Seperti kekauan psikologis; kekakuan karena adanya Prosedur dan Kebijakan; Kekakuan Sember Daya dan Dana.

d.      Kekakuan Eksternal :

Masalah sosial-politik; teknologi; kebudayaan; geografi; perekonomian; dsb.

e.       Waktu dan biaya.

  • Pengambilan Keputusan

a.       Syarat pengambilan keputusan

o   Harus berusaha untuk mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan positif.

o   Mengetahui dengan jelas tujuan yang dapat dicapai dengan segala kekurangannya.

o   Mempunyai kemampuan analisis dan penilaian berbagai alternatif

o   Bersikap optimis dan mempunyai kemampuan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik.

b.      Alat pengambilan keputusan.

1.      Operation Research

2.      Teori Probabilitas

3.      Linear Programming

4.      Analisa Resiko

5.      Pohon keputusan (Decision Tree)

Ø  PENGORGANISASIAN

  • Pengertian

Ditinjau dari segi prosesnya, pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponeen-komponen pokok sedemikian rupa sehinggan dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan.

Fungsi Pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia, dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.

  • Pola Hubungan antar komponen organisasi

Penentuan tugas-tugas yang hendak dijalankan harus didasarkan pada suatu tujuan. Jika tidak terdapat pembagian tanggung jawab secara jelas, maka tugas-tugas sulit untuk dilaksanakan atau dapat pula terjadi adanya kesimpang-siuran dalam pelaksanaan. Untuk mengetahui tentang seberapa jauh seseorang telah mencapai hasil yang diharapkan, maka setelah dibebani dengan suatu tanggung jawab dan diberi wewenang. Antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang serta pertanggung-jawaban mempunyai hubungan yang erat, dan berkaitan satu dengan yang lain.

  • Rentangan kekuasaan

Munculnya rentangan kekuasaan ini disebabkan oleh adanya keterbatasan pada kemampuan seseorang. Keefektifan dan efisiensi seorang pimpinan dalam mengatur bawahan dipengaruhi oleh jumlah bawahan itu sendiri, serta frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan.

  • Dasar-dasar penggolongan Bagian di Dalam Organisasi

Pengelompokkan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini :

a.       Didasarkan pada suatu angka

b.      Didasarkan pada waktu

c.       Didasarkan pada fungsi perusahaan

d.      Didasarkan pada luas daerah operasi

e.       Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan

f.       Didasarkan pada jenis langganan.

  • Karakteristik Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar, yaitu keseimbangan dalam organisasi dan fleksibilitas.

Ø  PENGARAHAN

  • Prinsip-prinsip pengarahan

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mecapai tujuan.

Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu :

1.      Prinsip mengarah pada tujuan

2.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan

3.      Prinsip kesatuan komando.

  • Cara-cara pengarahan

Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di muka. Adapun cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa :

1.      Orientasi

2.      Perintah

3.      Delegasi wewenang.

  • Komunikasi

Definisi-definisi komunikasi :

o   Di dalam komunikasi tedapat hubungan antara orang dengan orang-orang dengan lembaga dan sebaliknya.

o   Hubungan yang timbul di dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi

o   Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian

o   Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata-kata, surat, kode atau simbol.

Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan sarana-sarana seperti telepon, telegram, radio, televisi, surat kabar, majalah, dan lain-lain yang diharapkan komunikasi dapat lebih efektif dan efisien.

  • Motivasi

Dalam memberikan motivasi, manager berkewajiban mempengaruhi sikap bawahannya agar mereka bersedia untuk menjalankan tugas-tugas selaras dengan tujuan organisasi.

Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu motivasi positif (dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu) dan motivasi negatif (dengan cara menakut-nakuti atau mendorong secara terpaksa).

Ø  PENGKOORDINASIAN

Adanya berbagai pendapat yang berbeda di antara masing-masing individu dalam organisasi dapat diselaraskan dengan mengadakan koordinasi agar terdapat suatu keadaan yang harmonis sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.

  • Prinsip-prinsip Organisasi

1.      Prinsip Kontak Langsung

2.      Prinsip Penekanan pada Pentingnya Koordinasi

3.      Hubungan Timbal Balik di antara Faktor-faktor yang Ada

  • Pelaksanaan Fungsi Koordinasi

Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara, yaitu :

1.      Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.

2.      Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.

Ø  PENGAWASAN

  • Pengertian

Pengawasan membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan. Pengawasan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

  • Langkah-langkah Pengawasan

1.      Menciptakan standard

2.      Membandingkan kegiatan yang Dilakukan dengan standard

3.      Tindakan Koreksi

  • Syarat-syarat Pengawasan yang Baik

a.       Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivasi).

b.      Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera

c.       Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan

d.      Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standard yang digunakan

e.       Pengawasan harus luwes/fleksibel

f.       Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi

g.      Pengawasan harus ekonomis

h.      Pengawasan harus mudah dimengerti

i.        Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi.

Referensi : Buku PENGANTAR BISNIS MODERN (Edisi ketiga)

Oleh : DR. BASU SWASTHA DH. SE., MBA IBNU SUKOTJO W, SE

Penerbit : Liberty

Nama : Hanggar Hardiyudha

NPM : 29210265

Kelas : 1EB17