BAB 5

DISAIN DAN PERILAKU ORGANISASI

Ø  PENGERTIAN ORGANISASI

  • Apa yang dimaksud dengan organisasi

Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut :
Organisasi adalah suatu peroses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Definisi Organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu : (1) interaksi manusia, (2) kegiatan mengarah pada tujuan, dan (3) struktur.

 

Ø  ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

  • Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggung jawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.

Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi, sedangkan organisasi informal tidak. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah (1) wewenang, (2) tanggung jawab, (3) pertanggung jawaban, (4) delegasi, dan (5) koordinasi.

  • Organisasi Informal

Organisasi informal selalu ada dalam setiap organisasi. Keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik menyangkut bidang pekerjaan ataupun tidak. Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.

Dalam kelompok kerja terdapat tiga kategori karyawan, yaitu :

1.      Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)

2.      Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)

3.      Anggota-anggota kelompok luar (out group)

  • Sentralisasi VS Desentralisasi

Istilah sentralisasi dan desentraisasi sering dipakai dalam manajemen. Persoalannya adalah, seberapa besar wewenang itu harus didelegasikan oleh management ke seluruh organisasi.

Organisasi manajemen yang disentaralisir merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipeganag di suatu pusat biasanya eksekutif puncak.

Organisasi yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.

 

Ø  STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA

  • Pembentukan struktur organisasi

Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dati tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu interaksi kemanusiaan, kegiatan yang terarah ke tujuan, dan struktur. Manajemen harus mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan unuk mencapai tujuan organisasi.

Hierarki Tujuan

Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan. Tujuan-tujuan yang lebih luas menyangkut kemempulabaan, penjualan, pangsa pasar, dan jasa dipecah ke dalam tujuan-tujuan untuk masing-masng divisi, masing-masing pabrik, masing-masing departemen, masing-masing kelompok kerja, masing-masing karyawan individual.

Departementalisasi

Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi. Di kebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan, dan personalia. Masing-masing ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manager dan karyawan.

Wewenang dan tanggung jawab

Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditugaskannya. Disamping tanggung jawab, bawahan juga diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab tersebut. Setelah melakukan tugas sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya, bawahan harus memberikan pertanggungjawaban kepada atasannya.

Berapa banyak bawahan yang harus ada di bawah seorang manajer?

Rentangan pengendalian merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer. Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah jenis pekerjaan, pelatihan karyawan, kemampuan manajer, dan efektifitas komunikasi.

Menjamin komunikasi yang efektif

Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Sering komunikasi berupa tatap muka, dan perintah yang Komunikasi yang jelas sangat penting berfungsi organisasi secara lancar. Pesan-pesan, banyak yang dibeikan secara tertulis melalui beberapa jenjang dalam organisasi. Pengirim pesan harus mengetahui siapa penerimanya dan harus yakin bahwa pesan itu ditulis secara jelas serta dapat ditafsirkan secara benar.

Menghindari pertumbuhan organisasi yang tidak perlu

Meningkatkan kekomplekan dan ukuran organisasi muncul kecenderungan untuk menambah personalia atasan dan spesialis. Perencana organisasi harus yakin bahwa jenjang manajer baru dan beberapa penasehat teknis sangat diperlukan, atau akan terjadi kenaikan sedikit dalam keluaran produksi atau efisiensi.

 

  • Bentuk-bentuk struktur organisasi

Banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, dan makin kompleks pula hubungan-hubungan yang ada.

Untuk itu perlulah dibuat suatu bagan yang menggambarkan tentang hubungan tersebut termasuk hubungan masing-masing kegiatan atau fungsi, Bagan yang dimaksud dinamakan bagan Organisasi atau Struktur organisasi. Yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasan (authority) dan tanggung jawab (responsibility).

 

  • Organisasi garis

a. Kebaikan organisasi garis

o   Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah

o   Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan

o   Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah

o   Menghemat biaya

b. Keburukan organisasi garis

o   Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan

o   Tidak adanya spesialisasi tugas

o   Kurangnya kerjasama di antara masing-maisng bagian

 

  • Organisasi garis dan staf

Organisasi garis dan staf merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan, hubungan antara pimpinan dengan bawahan langsung seperti ini dinamakan hubungan garis.

Kebaikan :

o   Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus di luar bagian

o   Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan

o   Staf dapat mendidik para petugas

o   Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.

Keburukan :

o   Kadang-kadang staf tidak lagi memberikan saran tetapi perintah

o   Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf daripada atasannya

o   Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.

 

  • Organisasi Fungsional

Dalam Organisasi Fungsional, masing-masing manajer adalah seseorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan.

Kebaikan :

o   Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya

o   Tugas para manajer menjadi lebih ringan.

Keburukan :

o   Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah

o   Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan

o   Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi

o   Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan di antara para manajer.

 

  • Organisasi Komite

Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Komite ini dapat dibentuk disemua bagian dalam organisasi, sehingga sering terdapat beberapa macam Komite.

Kebaikan :

o   Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat di antara beberapa anggota

o   Keputusan ditentukan bersama-sama

o   Menciptakan koordinasi yang lebih baik

o   Meningkatkan pengawasan.

Keburukan :

o   Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan

o   Keharusan untuk berkompromi

o   Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi

o   Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan.

 

  • Organisasi Matrik

Organisasi matrik dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagain-bagian yanag berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.

Kebaikan :

o   Luwes

o   Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik

o   Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada.

Keburukan :

o   Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional

o   Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda

o   Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer lain.

 

Ø  PERILAKU KEORGANISASIAN

  • Kelompok Kreja

Kelompok kerja merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok.

  • Motivasi

Motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan.

Jenjang kebutuhan karyawan

Kebutuhan karyawan beserta jenjangnya dapat ditentukan atas dasar penemuan Abraham H. Maslow (seorang ahli Psikologi) tentang kebutuhan manusia. Menurut Maslow, kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi dapat memotifasi prilaku manusia, sedangkan kebutuhan yang sudah terpenuhi tidak akan lama menjadi motivator.

Teori motivasi Maslow menekankan dua ide dasar yaitu :

1.      Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya membutuhkan kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia

2.      Kebutuhan manusia dikelompokkan dalam sebuah hirarki kepentingan.

  • Pekerjaan dan sikap jabatan

Perkembangan teknologi dewasa ini telah menyebabkan penggunaan mesin dan peralatan otomatis yang lebih besar. Akibatnya, karyawan di pabrik kadang-kadang mengeluh bahwa pekerjaan mereka membosankan. Mungkin mereka merasa tidak memperoleh kesempatan untuk menggunakan keterampilannya.

Kepuasan jabatan mungkin merupakan sikap jabatan yang paling banyak diteliti. Oleh musselmah dan Jackson, kepuasan jabatan dipandang sebagai indikator yang bermanfaat bagi manajemen untuk menentukan apakah terdapat bidang-bidang masalah dalam angkatan kerja organisasi. Kepuasan jabatan telah dikaitkan dengan perputaran dan absentiisme dalam angkatan kerja. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.

  • Kepemimpinan

Kepemimpinan berkaitan dengan oengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan. Manajer yang baik pasti akan mendapatkan hasil pekerjaan lebih banyak dari bawahannya dengan sikap sebagai pemimpin yang baik. Untuk mengetahui gaya kepemimpinan yang sesuai, mereka tidak hanya melihat posisinya sebagai manajer yang menghendaki segalanya telah dilakukan, tetapi mereka harus pula belajar bekerja dalam struktur yang ada secara efektif.

 

Referensi : Buku PENGANTAR BISNIS MODERN (Edisi ketiga)

Oleh : DR. BASU SWASTHA DH. SE., MBA IBNU SUKOTJO W, SE

Penerbit : Liberty

Nama : Hanggar Hardiyudha

NPM : 29210265

 

 

 

 

Iklan